TIETO26-harjoitus – Tietoyhteiskunnan valmiusharjoitus

TIETO on Suomen suurin yritysten ja viranomaisten yhteistoiminta- ja tiedonvaihtoharjoitus laajojen hybridi-, kyber- ja informaatiohäiriöiden varalta. Harjoittelulla tuetaan yrityksen jatkuvuudenhallintaa ja varautumista sekä kehitetään sopimussuhteisiin liittyvää yhteistyötä.

Osallistuin TIETO-harjoitukseen ensimmäistä kertaa, enkä tarkalleen tiennyt, mitä odottaa. Olin aikaisemmin tutustunut harjoituksen teemaan ja luonut mielikuvia siitä, mitä saattaisimme kohdata harjoituksen aikana. Pidän harjoittelua tärkeänä osana kehittymistä, ja tämä kokemus vahvisti ajatustani entisestään.

Toiminnan jatkuvuudenhallinta vaatii etukäteissuunnittelua siitä, miten erilaisissa häiriötilanteissa toimitaan. Aivan kaikkea ei kuitenkaan pysty suunnittelemaan etukäteen, ja on todennäköistä, ettei kaikkia mahdollisia skenaarioita tule ajatelleeksi suunnitelmia laadittaessa. Harjoittelulla voidaan testata olemassa olevia suunnitelmia ja arvioida harjoituksen jälkeen, tulisiko ohjeistusta jotenkin muuttaa tai lisätä siihen uusia asioita. Harjoittelun kautta on myös mahdollista arvioida omaa toimintaa silloin, kun tilanne on paineistettu tai monta asiaa tapahtuu samanaikaisesti.

Paineen alla toimiminen

Lähdin harjoitukseen avoimin mielin ja innokkaana oppimaan uutta, ja oppia olikin tarjolla runsaasti. Jälkikäteen arvioiden kohtasin pienimuotoisen hetkellisen kuormitusreaktion harjoituksen aikana. Olen kuullut aikaisemmin ”shokkivaikutuksesta”, ja nyt pääsin kokemaan sen myös itse. Tämän reaktion aiheuttivat monet erilaiset ja samanaikaiset tapahtumat harjoituksen alkumetreillä. Niihin tuli reagoida, mutta samalla tehtävistä piti priorisoida kaikkein tärkeimmät tehtäviksi ensin. Päätöksenteko ja priorisointi paineen alla aiheuttivat stressiä, joka tunnetusti voi lamauttaa toimintaa osittain tai jopa kokonaan. Itsessäni havaitsin osittaista haparointia, joka näkyi esimerkiksi hämmentyneisyytenä ja tehottomuutena.

Efekti oli kuitenkin vain hetkellinen, ja kun niin sanottu to do -lista oli valmis ja tehtävät oli asetettu järjestykseen, alkoi homma rullata eteenpäin. Uskon, että vastaavassa tilanteessa jatkossa pystyn tunnistamaan samanlaiset oireet ja toimimaan niiden kanssa aikaisemman kokemukseni ansiosta. Mitä enemmän tällaista pääsee harjoittelemaan, sitä suoraviivaisemmaksi toiminta muuttuu.

Oikea-aikainen ja selkeä viestintä

Harjoitus korosti myös viestinnän merkitystä yleisesti. Viestintä on mielestäni yksi vaikeimmista asioista hallita, ja sillä on merkittävä rooli varsinkin silloin, kun kohdataan haasteita. Viestinnällisiä tarpeita on yleensä moneen eri suuntaan, ja sillä on suuri merkitys, kuinka hyvin pystyy asettumaan viestin vastaanottajan asemaan ja pohtimaan, kuinka tämä ymmärtää viestin ja välittyykö se sellaisena kuin on tarkoitettu.

Jokainen meistä viestii tavalla tai toisella. Harjoituksen aikana kiinnitin huomiota omaan viestintääni. Ajatuksenani oli arvioida viestinnän tarvetta sen mukaan, kuinka kriittistä tieto oli juuri sillä hetkellä ja kuinka se tulisi tuoda ilmi, jotta se olisi mahdollisimman ymmärrettävä.

Tavoitteenani oli antaa tiimilleni mahdollisimman hyvä työrauha ilman turhia keskeytyksiä. Jos asiasta ei tarvitse viestiä heti, on mahdollista käyttää viestin välittämiseen esimerkiksi sähköpostia, jolloin vastaanottaja voi reagoida siihen sopivana hetkenä. Jos asiasta täytyy viestiä heti, yritin tehdä sen mahdollisimman selkeästi ja puhumalla. Viestinnässä pätee mielestäni myös lainalaisuus” harjoitus tekee mestarin” ja harjoitus oli jälleen kerran turvallinen tilaisuus harjoitella viestintää.

Yhteistyö ja erilaisten näkökulmien arvokkuus

Harjoituksen edetessä tehtävien tekeminen helpottui, kun shokkireaktio ei ollut enää läsnä, vaan ajatus kulki kirkkaammin. Tällöin vapautui myös tilaa muulle ajattelulle ja harjoituksen seuraamiselle. Oli yllättävää huomata, että osana harjoitusta tiimissämme pohdittiin paljon sellaisia asioita, joita en itse ollut aikaisemmin edes ajatellut. Harjoituksen kautta käsitykseni laajeni huomattavasti siitä, millaisia asioita täytyy ottaa huomioon ja mitä täytyy pohtia osana jatkuvuudenhallintaa ja häiriötilanteisiin varautumista. Yhteistyön kautta voidaan usein käsitellä asioita eri kanteilta laajemmin kuin yksin. Tällöin myös ymmärrys asiasta paranee tiimin keskuudessa ja se saattaa johtaa taas uusiin ajatuksiin ja ideoihin. Yhteistyössä on todellakin voimaa ja eri näkökulmat ja ajatukset ovat arvokas resurssi.

Harjoituksesta saamani opit tiimini kanssa kantavat varmasti pitkälle varautumistyötä jatkettaessa. Häiriötilanne ei ole paras hetki harjoitella häiriötilanteessa toimimista ensimmäistä kertaa. Olemme kokemusta vahvempi, josta voimme kantaa opit ja kehittää toimintaamme parempaan.