40 vuotta Kuopion Energialla – Sihteeristä on moneksi

Minna Pihko valmistui merkonomiksi ja aloitti Kuopion Energialla vakituisena työntekijänä vuonna 1985. Talo oli tuttu kesätöiden ja työharjoittelun kautta. Asiakaspalvelutehtävät, laskutus ja varastokirjanpito valmistivat hyvin osastosihteerin tehtävään.

Nyt Pihko työskentelee assistenttina tiimissä, joka palvelee koko yhtiötä. Eri osastojen omista sihteereistä luovuttiin Kuopion Energialla vuonna 2017.

Sähkökirjoituskoneista etätöihin

– Kaikki kirjoitettiin, tulostettiin, vietiin allekirjoitettavaksi ja postitettiin. Paperia meni hurjasti. Kun olin Kuopion Energialla kesätöissä ja harjoittelussa, kirjoitimme vielä sähkökirjoituskoneilla. Niin kutsutut tyhmät päätteet tulivat myöhemmin, Pihko kertoo.

Hyvin suuri osa sihteerin työstä oli käsityötä, joka on sittemmin korvautunut automaatiolla. Kaikki tieto, mitä asiakirjoihin tarvittiin, etsittiin arkistosta, kirjastosta, soittamalla ja faksilla. Asioiden selvittelyyn meni paljon aikaa. Nyt kaikki on parin klikkauksen päässä, kun tieto etsitään ja löydetään sähköisesti.

Pihkon kokemuksen mukaan vain kokoussihteerin työtehtävät ovat pysyneet käytännössä samanlaisina. Nyt vaan kirjoitetaan läppärillä eikä käsin, ja pöytäkirjat allekirjoitetaan sähköisesti.

Hyvä esimerkki käsityöstä löytyy Pihkon kokemuksesta laskutuspuolelta.

– Kun tulin Kuopion Energialle 1985, laskutuksessa oli 8 henkeä pelkästään käsittelemässä laskuprosessia. Mittarinlukijat kävivät lukemassa henkilökohtaisesti kaikki sähkömittarit, kirjoittivat lukemat ylös paperille ja toivat ne sitten meille laskutukseen, jossa ne kirjattiin koneelle. Sen jälkeen tiedot kasetoitiin ja lähetettiin Tietosavolle, jossa muodostettiin paperiset sähkölaskut. Laskut tulivat meille puulaatikoissa. Ne piti taitella yksitellen kolmeen osaan, nitoa ja jakaa takaisin puulaatikoihin postinumeron mukaan. Lähetti toimitti laatikot postiin, hän kertoo.

Pihko muistelee, miten hakulaitteen avulla pystyi yhtäkkiä vastaamaan puheluun mistä vain kiinteästä puhelimesta ennen kuin kännykät yleistyivät. Muutokset etenkin tietotekniikan saralla ovat vaatineet ja vaativat edelleen joustavuutta.

– Ei saa olla muutosvastarintainen tai jämähtää sellaiseen ajatukseen, että näin on tehty aina. Itseään pitää kehittää, jotta oppii käyttämään uusia järjestelmiä. Se on mielenkiintoista, mutta nykyään tuntuu, että koko ajan tulee todella paljon uutta asiaa, pitkäaikainen sihteeri ja assistentti pohtii.

Viime aikoina etätyö on mullistanut työntekoa. Nyt työtehtävät kulkevat mukana, eikä niitä jätetä samalla tavalla selän taakse työpaikalta lähtiessä kuin ennen.

– Joustavuus on lisääntynyt puolin ja toisin. Yhteisiä sääntöjä noudatetaan, mutta joustavuutta löytyy. Ja assaritiimi on tietenkin talon joustavin ja paras!, Pihko nauraa.

Näytöillä oli ennen kokoa ja painoa. Kyseisillä näytöillä luettiin mikrokortteja, jotka sisälsivät muun muassa laskutus- ja käyttöpaikkatietoja.

Kun töissä viihtyy, ei kannata vaihtaa

Perinteisten sihteerin tehtävien määrä on vähentynyt, ja tilalle on tullut sisäisten asiakaspalvelutehtävien hoitaminen, asiantuntijatehtävät sekä sähköisten järjestelmien hallinnointi. Työskentely on myös muuttunut entistä itsenäisemmäksi, mikä on lisännyt työn vastuullisuutta.

Mikä on saanut Pihkon viihtymään samassa talossa näin pitkään?

– Täällä on aina ollut hyvä yhteishenki ja kaikesta on voinut keskustella avoimesti. Yksi syy viihtyvyyteen on nauru, huumori ja iloisuus työyhteisössä. Saa nauraa vedet silmissä. Se tuo ihanaa positiivista energiaa, jolla jaksaa vaikeitakin työkuvioita, hän hymyilee.

Työyhteisön jäsenet pitävät yhtä myös vapaa-ajalla. Yhteiset pikaviestiryhmät rallattavat ja tapahtumissakin käydään.

– Ehkä viime vuosina porukkaa lähtee mukaan vähemmän. Oma vapaa-aika on tullut tärkeämmäksi ylipäätään, näinhän se on itselläkin.

Nykyisin Kuopion Energia tukee henkilöstönsä hyvinvointia esimerkiksi Epassi-etuudella ja erilaisten kerhojen muodossa. Pihko itse kuuluu kokkikerhoon sekä hyödyntää hierontatukea. Epassin hän kuluttaa vannoituneena KalPan fanittajana kausikorttiin.

Kisaamaan on päästy muuallakin kuin kerhoissa. Pihko esiintyi kerran paikallistelevisiossa Tapio Vallan ja Esa Lindholmin kanssa, kun Kuopion Energia osallistui paikalliseen tietovisaohjelmaan.

Moka on lahja

Sihteerin työssä mikään päivä ei ole samanlainen. Välillä on ommeltu nappia esihenkilön takkiin, välillä juostu viemään paperisia tarjouksia perille tiukkaan määräaikaan mennessä.

– Tarjoukset tulostettiin ja joskus niitä piti lähteä viemään perille henkilökohtaisesti. Kerran vein AVI:lle jotain, ja sanoin epähuomiossa asiakaspalvelutiskillä, että nyt pitäisi päästä äkkiä avioon. Mies vastasi siihen, että hän kyllä on jo naimisissa, Pihko nauraa.

Onneksi johtajan syliin kaatuneet kahvitkin on otettu huumorilla. Sillä pärjää pitkälle.

Snellmaninkadun toimitaloa remontoitiin vuonna 1995 ja henkilöstö jäi tekemään töitä työmaan keskelle. Nykysäädöksillä tämä ei olisi missään nimessä enää sallittua

Teksti: Aino Soutsalmi
Kuvat: Jape Tiitinen